在上一篇文章中《講者與簡報之間的平衡》提到簡報的設計對於講者來說很重要,那我們今天來看一下 Designing Science Presentations: A Visual Guide to Figures, Papers, Slides, Posters, and More 這本書中是怎麼提到簡報與講者之間的關係的,而這關係是有多麼的重要呢?
Designing Science Presentations 是以科學領域的演講者為主,但筆者認為各種領域的設計概念本質不變,學會之後,再基於不同領域的資料特性加以應用,本書總共分 26 個單元,從多種演講形式、不同種視覺元素與多種演講表達工具呈現都多有涉略,每章節會給予一個總結(Summary : Donts and Dos)是一本清楚又多元的演講書籍!
而本書的第十五章:The use of slides in oral presentations,在緒論提及:Slide presentations (利用簡報的演講)是科學家最常用來分享成果與想法的工具,而筆者認為除了科學家,舉凡現今的商業提案、學校授課、演講無一不使用簡報,皆是為了傳達資訊而用,故每種演講皆可參考。
上一篇文章提及「簡報是一個過猶不及的工具,能加分亦能扣分。」當使用到不適切的簡報時,不只會阻礙演講者演講、破壞傳達訊息的能力,更會讓聽眾感到困惑。所以:好的簡報可以增加三力:講者說話的能力,傳遞資訊的能力與聽眾接收的能力。
既然簡報可以增加演講者的三力,但曾身為演講者或聽眾的你,有思考我們為什麼要使用簡報作為我們口語的輔助工具嗎?
The Purpose of Slides as Presentation Tools
在這個時代,簡報普遍存在於各種口語演講中,但使用簡報並不是一個必然,不論我們對於簡報這個工具熟不熟悉,使用簡報應該是一個經過深思熟慮的選擇,我們可以自由選擇要不要在演講中使用或僅透過口語表達,若作為一個演講者,讓我們來思考幾個問題。
我們為什麼要用簡報在我們的演講之中?
簡報對於觀眾簡報提供了什麼好處?
在此本書前面章節提到,若要把資料妥善得傳播,可以透過圖示或表格,因為一般人都想要看到視覺呈現的資料,以便可以歸納自己的論點而不喜歡只聽到結論,圖表、插畫、圖片都提供了極大說明的力量。因此,要好好傳遞資訊,視覺是不可或缺的,故簡報在我們演講中佔有極大的幫助。
那我們為什麼不用筆記取代簡報呢?
簡報是演講者強而有力的工具,可以控制內容與時間,演講者可以控制要給聽眾看到什麼樣的內容,在什麼時間點讓聽眾看到,不像文章、海報、筆記,讓聽眾自由觀看與閱讀,簡報讓演講者掌控流程與資訊。所以,如果沒有經過深思熟慮地去設計簡報,用錯誤的力量與流程控制資訊,會導致觀眾難以理解,還會打擾演講者,那應該要怎麼樣設計簡報呢?
Slides are for the Audience, Not the Speaker
大部分最常見的,演講者會把簡報做自己而不自知,比如說:演講者會把簡報作為的大字幕,藉以提醒在什麼時間要說什麼。將視覺元素放至簡報上,反而是提醒演講者去解釋概念,而不是幫助聽眾了解概念,並沒有提供好的敘事與幫助給聽眾。
書中提到:「簡報是一個幫助你傳達資訊、想法與情緒的工具。而不是一個幫助演講者節省時間或更效率做一個演講。如果你覺得你的演講必須一定要簡報,代表說你使用簡報的方式應該要修正了。」
以上翻自書中的例子,以左右兩圖為例,左圖為條列式文字,右圖為標題加上一張相對應的大圖。明顯之下,左圖幫助演講者比幫助聽眾的多,因為左圖的文字可以很簡單的用口語傳達,將所有文字放上去並不會使聽眾更了解內容,反而會覺得無聊,因此左圖的例子是演講者將簡報作為他們的演講筆記。但相反的右圖,思考觀感與影響,可以讓聽眾將注意力放至講者身上。同樣的簡報,演講者傳達同樣的訊息,右圖是強而有力的方法。
The Relationship Between Slides and Oral Delivery
在一個使用簡報的演講當中,觀眾會收到來自兩個不同地方的資訊,一個是演講者的聲音,另一個簡報的視覺。在使用簡報的目的是應該要讓簡報與演講者之間互相融合,當你的講述與視覺是互相搭配,可以幫助聽眾了解內容。但當講述與視覺相反時,觀眾會顯得不集中與困惑。
在演講過程中,口述會帶領聽眾發展內容,而視覺的目的是支持演講者所講的東西,演講可以少了簡報,但簡報如果少了口述,就少了內容與意思。因此,口述東西不需要出現在簡報上,放上可以幫助觀眾理解訊息的即可,以下圖為例。
最後,此章節中還有諸多章節沒有分享的,若有興趣的讀者,可以自行找來閱讀,而這篇的重點與上一篇的概念雷同,闡述演講者與簡報之間的關係,強調簡報是輔助工具,將口說的部分留給講者,而視覺是由簡報給予協助。
Summary: Don’ts and Dos
- 簡報是加強給觀眾的溝通而非給予講者的大字報筆記。
- 要用簡報去輔助演講者的表達,呈現的視覺資訊要能夠支持你的口頭敘述。
- 放在簡報上的東西要去幫助你強調資訊,而非把所有會說到的文字東西放在簡報上。
資料來源:
Carter, M. (2013). Designing science presentations: A visual guide to figures, papers, slides, posters, and more. Academic Press.