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講者與簡報之間的平衡,如何用簡報提升演講成效?

24 9 月, 2020

無論是課堂報告、教學或商業提案,「演講」都是一種重要的訊息傳達方式。當我們提到「演講」時,最常見並且實用的工具便是「簡報」。這種簡報通常是用電腦軟體製作的視覺化內容,可以在電腦或其他數位載具上播放,成為我們在各種場合中不可或缺的視覺輔助工具。

「我們為什麼需要使用像是簡報,這種視覺輔助工具呢?」

表達是一個挑戰,尤其當「語言」無法將想要傳達的訊息有效地傳達給對方,因為每個人的理解和思考方式都不盡相同。要將想法準確地傳達給對方,除了需要「內容」和「文字」,還需要清晰地傳達「想像」和「意向」。視覺輔助工具在這裡派上了用場。

過去,演講或溝通時的視覺輔助工具主要包括手繪、透明膠片和黑板。然而,隨著科技的不斷發展,「簡報」成為呈現訊息的理想選擇。在 21 世紀,我們可以利用各種技術來輔助口語表達,例如插畫、影片、音樂、動畫、數據圖和資訊圖表等。合適的搭配能夠提升演講水準,增加演講趣味性,提高觀眾注意力,並強化其美感。

(資料來源:《TED TALKS 說話力量》圖:自繪)                                               

當我們製作簡報時,我們是否真的提升了演講效果,使講者更容易傳達訊息,還是不自知地降低了效果?在選擇使用簡報之前,我們是否考慮過為何需要它,是因為規定還是大家都在用?

「演講真的需要簡報嗎?」

在《TED TALKS 說話力量》一書中提到:「點閱次數最多的 TED,至少有三分之一的影片未使用簡報。」例如,肯尼·羅賓森爵士在 TED Talk 上討論學校扼殺了創意,他在接近 20 分鐘的演講中從未使用簡報,卻是 TED Talk 上點閱次數最高的影片。

當我們製作簡報時,我們是否真的提升了演講效果,使講者更容易傳達訊息,還是不自知地降低了效果?在選擇使用簡報之前,我們是否考慮過為何需要它,是因為規定還是大家都在用?

「僅有講話加上投影片,一定會比光是講話來得好嗎?」

未必,若簡報設計不當,例如投影片上充滿文字,這可能分散聽眾注意力,讓他們從講者身上轉移到螢幕上,使演講重心變成「簡報」而非「講者」。視覺工具的目的不是傳達文字內容,而是分享人們難以用口述的東西,如影像、動畫、圖片等。

「不使用簡報勝過使用不恰當的簡報,但恰當設計的簡報可提升演講效果,甚至成為演講成敗的關鍵。」

《TED TALKS 說話力量》中指出,優秀的投影片具有以下三個元素:揭露、解說、趣味。揭露是使用視覺化工具的主要原因,例如展示難以用口頭描述的藝術品、攝影作品或發明。

揭露、解說、趣味

揭露

視覺化工具的主要用途是展示難以用語言表達的內容,例如藝術品、攝影作品或創新發明。這些視覺元素能幫助觀眾更直觀地理解講者所傳達的訊息。

海洋生物學家,伊迪絲威德在 TED 奇妙的生物光世界影片中,是以影片揭露捕捉巨型烏賊為主,展示出無法用口頭描述的畫面,讓視覺的東西發揮其最大的效用,在螢幕上呈現。

解說

俗話說「一張照片勝過千言萬語」,在解釋新事物時,結合言語和影像是最簡單且有效的方法。言語內容需與展示的影像相輔相成,讓觀眾拼湊出完整的「想像」與「意象」。

例如:圖表、照片、影片、動畫。螢幕可在幾秒內解釋需要幾小時的內容。如漢斯·羅斯林在 TED 中展示創新的數據統計方法(從4:05開始),用 48 秒動畫圖展示對開發中國家的觀念。

 

舉例來說:

一般人最容易使用的方式會「將文字一句不漏放到簡報裡,並逐步照著簡報唸稿。」而上述提及視覺工具的用途並不是傳達文字內容,若將所有文字放到簡報上(如下圖)聽眾會先閱讀逐字內容,不只失去了注意力,更會讓聽眾喪失新意。所以遇到這樣的狀況時,請將「文字內容視覺化」將資料 (Data) 整理成資訊 (Information),以底下這篇設計思考內容為例。

方法一:將文字擷取重點。
思考要傳達給觀眾的東西:「定義、IDEO公司總裁提出來的東西及五大步驟。」筆者認為這三個資訊是最重要的,並分成三張來呈現。(觀念:一張投影片傳達一件事情。)

「定義」設計前:

(圖:自製)

方法二:做文字聯想並找適合的圖。

「定義」設計後:
設計思考會聯想到「思考」與「頭腦」,並找了像動腦的圖片(關鍵字 Design、brain )

(圖:自製)

「格言」設計後:
找人物名言加上解析度高的人物圖片,拉至與簡報一樣大,並加上文字與人名。

(圖:自製)

「五大步驟」設計前:
接下來進行一樣的思考,請不要把文字一字不漏的打上去,思考覺得最重要的是什麼?只需要告訴別人五大步驟的關鍵字「同理心」、「需求定義」、「創意動腦」、「製作原型」、「實際測試」,其他文字應該是自己要背下來,透過稿子把內容告訴觀眾,因為你才是這個演講或報告的主角,不是簡報是主角。

(圖:自製)

(圖:自製)

「五大步驟」設計後:
選擇將五大步驟資訊圖化,變成以下這種方式,很清楚也能讓觀眾把注意力放在你的講解上,而不是簡報畫面上。

(圖:自製)

 

趣味

視覺工具除了有上述的功能,還有一個常被忽略的功效,賦予一場演講極大的美學吸引力

設計師露西麥瑞在 TED 學習用科技表達人體影片中,使用數十段華麗、有趣的影像和影片,絢麗與特別的畫面,引發觀眾新奇感,透過這樣方式展現美學,儘管談的是體位,利用視覺帶給觀眾享受。

結論

簡報是一個過猶不及的工具,能加分亦能扣分,在設計簡報時,需要在講者與簡報之間作出平衡,最好的情況之下,人與簡報是相輔相成的,就像共舞,簡報不能搶走人的風采,不能過頭,因為簡報是為了輔助講者進行溝通與傳達概念,那在這之間的平衡,該如何把簡報和口語做出最佳搭配,使它結合產生優異效果?這就是我們在設計簡報需要仔細思考的地方,簡報擔任負責讓畫面清晰易懂的重責,而演講者就能更自由去探索更寬闊的區域。


資料來源

李芳齡譯 (2016) 。《TED TALKS 說話力量》大塊文化。(原作者:Chris Anderson (2016) TED Talks The Official TED Guide to Public Speaking )

封面照:https://www.becomingminimalist.com/speaking/

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